-5.1 C
Warszawa
poniedziałek, 17 czerwca, 2024

Etapowanie pomiarów budynków. Jak wpływa na powierzchnię najmu?

Strona głównaNieruchomości komercyjneBiurowceEtapowanie pomiarów budynków. Jak wpływa na powierzchnię najmu?

TO CIĘ MOŻE ZAINTERESOWAĆ

Etapowanie pomiarów budynków

Jak wpływa na powierzchnię najmu?

Artykuł publikowany w Roczniku INVESTOR Real Estate Expert [4] 2020

Rynek najmu biurowców rośnie i dotyczy zarówno nowych obiektów, jak i tych starszych, które po kupnie są poddawane zmianom aranżacyjnym i nierzadko konstrukcyjnym. Zgodnie z danymi Savills zasoby nowoczesnej powierzchni biurowej na koniec ‘19 roku w Warszawie osiągnęły 5,6 miliona m2 a w budowie znajdowało się blisko 800 tyś. m2 powierzchni biurowej. Skoro rynek najmu prezentuje obiecujące statystyki to częściej należy rozmawiać o standardach rynku polskiego w zakresie liczenia powierzchni najmu. O praktykach w zakresie pomiarów powierzchni na różnych etapach życia biurowców i wpływu zmian tych powierzchni na zapisy umów najmu, z Krzysztofem Kucińskim z Savills rozmawia Adrian Hołub z Geodetic.

Kalkulacja powierzchni z projektu  

Adrian Hołub (AH): Skoro rynek najmu kwitnie to porozmawiajmy o istotnych sprawach zarówno dla właścicieli, zarządców jak i najemców. Mam na myśli powierzchnie najmu, które zarządcom nierzadko przysparzają wielu problemów, dlatego zachęcam inwestorów i zarządców nieruchomości w całej Polsce do strategicznego podejścia nie tylko dla całego budynku ale całego portfela inwestycyjnego. Postaram się wykazać, że w takim podejściu to nie ja mam główny interes. Ten interes leży po stronie właściciela budynku. Zawsze doradzam, że pierwsza kalkulacja, powinna odbyć się na etapie pozwolenia na budowę, kiedy już mamy skończony projekt budowlany (jeszcze lepiej jak jest projekt wykonawczy). Etap jest niezbędny do wyliczenia powierzchni najmu, powierzchni wspólnych piętra i powierzchni wspólnej budynkowej. Należy tu zastosować normę dedykowaną do celów najmu! i jak pokazuje prawie 100% zleceń zastosować modyfikacje w zależności od charakteru budynku. Po tym etapie zarządca lub właściciel budynku może podpisywać umowy z najemcami. Niestety wiele firm na rynku wynajmuje powierzchnie na podstawie projektu budowlanego zgodnie z normą PN-ISO 9836:1997. Widziałem takie praktyki przy bardzo dużych, często flagowych projektach, gdzie tabela z zestawieniami w normie PN-ISO 9836:1997 zmieniła tylko nazwę na normę GIF a nie szły za tym zmiany wyliczeń. To niestety później rodzi wiele problemów z najemcami i generuje potężne straty dla właścicieli biurowców. Jakie praktyki w tym zakresie stosuje Savills? Wykonujecie kalkulacje powierzchni na etapie projektu budowlanego czy wykonawczego?

Krzysztof Kuciński (KK): W naszej pracy dążymy do niwelowania ryzyka. Uważamy, że dla każdego obszaru realizacji inwestycji budowlanych powinno być ono w prawidłowy sposób oszacowane i zaadresowane. Z tego względu dążymy do wyeliminowania czynnika „przypadku”, szczególnie tam gdzie mamy na to realny wpływ. Wykonanie kalkulacji na wstępnym etapie inwestycji to bardzo dobra praktyka i przekłada się zarówno na efektywność pracy, jak również usprawnienie komunikacji na linii wynajmujący-najemca. Kalkulacja powierzchni w oparciu o dokumentację elektroniczną jest dość prosta i nie wymaga wysokich nakładów finansowych, a daje możliwość posługiwania się precyzyjnymi wartościami dotyczącymi powierzchni i współczynnika udziału części wspólnych budynku.

Pomiar powykonawczy budynku

AH: Cieszę się, że mam świadomego rozmówcę. Idźmy dalej, do etapu kiedy już stoi budynek. Pomiar powykonawczy budynku to najistotniejszy moim zdaniem etap, który powinien być przez wiele lat bazą do różnych celów. Mierzy się budynek w stanie surowym zamkniętym. Ważne jest to, aby powierzchnie najmu były niezaaranżowane. Są to istotne powierzchnie do celów fit-outów i do wyliczania powierzchni najmu. Warto mieć na uwadze, że powierzchni wyliczonych w tym etapie nie powinno się zgłaszać do celów podatkowych – o czym w dalszej części artykułu. Niestety nie wszystkie budynki mają dokumentację z pomiarem powykonawczym całego budynku i nie mówię tu o starych budynkach. Mam tu na myśli również wiele nowych biurowców. Jakie statystyki w tym zakresie obserwuje Pan w swojej pracy – budynki mają takie dokumentacje czy nie?

KK: W trakcie nadzorowanych przez Savills inwestycji, jak również w sytuacjach kiedy przygotowujemy audyty techniczne due diligenence, największe problemy w tym zakresie spotykamy w budynkach z lat 90. i starszych, gdzie dokumentacja powykonawcza nie została w prawidłowy sposób zarchiwizowana i często też brakuje jej wersji elektronicznej. Gruntowna przebudowa, zmiany aranżacyjne lub właścicielskie, to dobry moment na uporządkowanie dokumentacji. Pomiary geodezyjne i dostarczona w formacie .dwg dokumentacja, która jest podstawą do dalszego projektowania, znacząco upraszczają przygotowanie przedmiarów. Zlecając tego typu prace koncentrujemy się na elementach konstrukcyjnych i przegrodach budowlanych, ale dodatkowe informacje dotyczące lokalizacji wyposażenia technicznego np. WLZ, hydrantów, czy tryskaczy, również warto przy tej okazji uzyskać. W nowych budynkach biurowych dokumentacja z pomiarami geodezyjnymi powierzchni w stanie Shell and Core zawsze jest dostarczana. Warto jednak omówić rezultaty tych pomiarów z doświadczonym geodetą, aby prezentowane wartości i sposób ich wyliczania były właściwie interpretowane.

Pomiary do space planów

AH: O tym etapie szczegółowo pisaliśmy we wspólnym artykule “Zmiany aranżacyjne biurowców. Space plany a powierzchnia najmu”. W tym miejscu nakreślę jedynie, że problem na tym etapie jest w niechęci do przekazania firmie od space planu dokumentacji powykonawczej albo projektu budowlanego. Firmy od space planów zmuszone są często liczyć powierzchnię od nowa uwzględniając dodatkowo swoje potrzeby i obowiązujące. W rezultacie uzyskują zdecydowanie mniejsze powierzchnie niż te w umowach najmu, co przykuwa uwagę najemców. Taki najemca często zauważa kilkadziesiąt m2 różnicy w powierzchni i podnosi alert o liczenie mniejszej powierzchni do celów najmu – tej ze spece planu. Rozwiązanie bezpieczne dla wszystkich stron przedstawiamy we wspomnianym wcześniej artykule. Na jakich materiałach pracuje w Savills dział Building & Project Consultancy? Czy są to projekty z etapu kalkulacji, budowlane, powykonawcze czy może od nowa zlecacie pomiar na cele space planów?

KK: W budynkach, dla których rzetelnie wykonano pomiary powierzchni na etapie przekazywania nieruchomości do użytkowania sytuacja jest prosta – wszystkie zmiany wprowadzane są w oparciu o tabelę powierzchni i współczynniki piętrowe/budynkowe. Problem pojawia się w sytuacji, gdy nie dysponujemy właściwa bazą. Wtedy architekt nie jest w stanie podać prawidłowych wartości, co skutkuje koniecznością wykonania pomiarów powykonawczych i zawarcia w umowie najmu odpowiednich zapisów dotyczących ewentualnych maksymalnych dopuszczalnych różnic w stosunku do wstępnie określonej i zawartej w kontrakcie powierzchni netto/brutto.

Różnice w umowach przedwstępnych i docelowych

AH: Nie mogę nie zapytać przedstawiciela jednej z największych firm doradczych na rynku nieruchomości komercyjnych o zapisy umów najmu. W obecnie zawieranych umowach często widzę, że różnica powierzchni najmu wyliczona z projektu, a następnie pomierzona po wybudowaniu budynku, może się różnić o wartości od 2%, 3% do nawet 8% (rekord jaki znam). Moim zdaniem jest to niemożliwe. Co Pan sądzi na ten temat? Czy te różnice wynikają z tego, że wynajmuje się powierzchnie na podstawie dokumentacji projektowej a nie z kalkulacji wykonanej przez osobę biegłą w normach pomiaru powierzchni do celów najmu? Wiem z praktyki, że różnica powierzchni z projektu i po wybudowaniu dla całego budynku nie powinna być większa niż 0,1%, tzn. 1m2 dla 1000 m2 opracowywanej powierzchni. Oczywiście założenie jest takie, że w trakcie budowy nie było żadnych zmian w projekcie i zamiennych pozwoleń na budowę.

KK: Z naszych doświadczeń wynika, że nawet jeżeli projekt został bardzo szczegółowo opracowany, a powierzchnie określone w oparciu o dokumentację powykonawczą, to często już w trakcie robót budowlanych najemcy wprowadzają zmiany, co jest podyktowane np. zmianami w strukturze firmy, lub po prostu widząc biuro na żywo rewiduje pomysły pierwotnie zawarte w planie aranżacji lub designu, co w konsekwencji może prowadzić do zmian w geometrii pomieszczeń. Dodatkowo często mamy do czynienia z projektami, które są opracowywane na długo przed uzyskaniem Pozwolenia na Użytkowanie (PnU), przez co nie dysponujemy pomiarami powykonawczymi. Użycie takiego współczynnika jest wtedy konieczne, a jego wielkość jest elementem uzgodnień. W naszej praktyce spotkaliśmy się z rozbieżnościami dochodzącymi do 2%, często jednak strony negocjujące umowę ustalają ten wskaźnik na pozycji 5%.

AH:  W takich sytuacjach, moim zdaniem brakuje etapu kalkulacji powierzchni do celów umów najmu o czym mówiliśmy wcześniej. Podpisując umowę na podstawie rzutów z projektu do celów pozwolenia na budowę tracimy powierzchnie najmu i przewyższają one znacznie więcej niż wspomniane 2 czy 5%. Analizowałem wiele dokumentacji na te cele i jednoznacznie wyszło, że powierzchnia użytkowa liczona według normy PN-ISO 9836:1997 versus powierzchnia najmu według normy BOMA (bez żadnych dodatkowych modyfikacji zwiększających powierzchnię najmu) dla piętra w nowym budynku biurowym sięga nawet 7%. Dlatego podkreślam, że do umów najmu (gdy nie ma jeszcze projektu powykonawczego) mogą być brane dane z projektu ale przekalkulowanego według normy do celów najmu biurowca, np.: BOMA Office.

Aktualizacja deklaracji na cele podatkowe

AH: Przeanalizujmy dalej cykl życia biurowca pod kątem powierzchni najmu. Mamy zaaranżowany budynek. Jest to moment do przeliczenia powierzchni na cele podatku od nieruchomości. Tu widzę różne praktyki – powierzchnie są i zaniżane i zawyżane. Tych drugich jest znacznie więcej. Wynika to z faktu, że często do deklaracji wpisywane są powierzchnie najmu albo powierzchnie całkowite budynku. Inny problem pojawia się ze względu na rotację najemców i zmiany w aranżacji biur. Obserwuję, że zarządcy bardzo często boją się aktualizować deklaracje podatkowe w trakcie roku. Obawiają się kontroli i ewentualnych nieścisłości w deklaracjach. Wynika to zwykle z tego, że nie są robione aktualizacje pomiarów powierzchni przy każdej aranżacji. Nie powinni się niczego bać, bo praktyka pokazuje, że zwykle przepłacają za podatki. Ostatnie zlecenia pokazały mi, że podatek od nieruchomości w dużych, nowych biurowcach jest zawyżany corocznie od 3 do 8%. W tych akurat przypadkach przekładało się  to na kwotę roczną 15-50 tyś. zł w zależności od wielkości budynku (budynki 10000-30000m²). Jak to jest w przypadku projektów prowadzonych przez Savills?

KK: Uważam, że brak świadomości jak zmiany aranżacyjne przełożyły się na zmiany w deklaracjach podatkowych jest elementem, który w największym stopniu niekorzystnie wpływa na właścicieli nieruchomości. Deklarowana powierzchnia bardzo często określana jest w oparciu o wyniki pomiaru TEGoVA czy BOMA, a przecież w rzeczywistości nie powinna ona obejmować słupów konstrukcyjnych, czy ścian działowych, co realnie przekłada się na niższą podstawę opodatkowania i ostatecznie niższą wartość podatku.

AH: Słusznie Pan stwierdził – jednak jest to bardzo powszechny problem widoczny w różnych miastach Polski. Różnica powierzchni według normy BOMA w porównaniu z Ustawą o podatkach i opłatach lokalnych będzie sięgać 7-8%. Powtórzę, że do celów podatkowych warto mierzyć powierzchnię całego budynku dopiero po zaaranżowaniu, ponieważ wszelkie aranżacje wykonane przez najemców pomniejszają powierzchnię do podatku od nieruchomości. Powierzchnia użytkowa wyliczona zgodnie z Ustawą o podatkach i opłatach lokalnych powinna dać średnio o 10-15% mniej powierzchni względem powierzchni użytkowej z projektu budowlanego. Rekord, jaki spotkałem to 30%. O tyle była zawyżona powierzchnia do celów podatkowych. Różnica jest m.in. na powierzchniach wykończonych – do podatku odliczamy okładziny, zabudowy, klatki, szachty, garaże, itp. Dlatego nie należy przepisywać wartości powierzchni użytkowej z pozwolenia na budowę czy pozwolenia na użytkowanie.

Aktualizacja rent rolla

AH: Rent roll to kolejna inspirująca mnie rzecz na rynku najmu. Spotykałem rozbieżności sięgające nawet 600% – tak sześćset procent na powierzchni jednego najemcy. Programy typu SAP, na których pracują zarządcy niestety nie dają takich możliwości jakich oczekują zarządcy. Co budynek i co zarządca to inny standard i przyzwyczajenia w zakresie wpisywanych danych do rent rolla. Jakie problemy w rent rollu najczęściej musicie rozwiązywać w nieruchomościach, którymi zarządzacie? I jaki sposób aktualizacji danych praktykujecie między działami – leasing, property i project managment?

KK: Posłużę się tu wiedzą działu Property Management, gdyż z tymi zagadnieniami kierownik projektu nie ma na co dzień do czynienia, a zna je z bieżącej współpracy z zarządcą nieruchomości. Największe trudności sprawiają cztery obszary. Pierwszy z nich to różna interpretacja zapisów w umowach najmu, niejednoznaczne zapisy umów odnośnie np. indeksacji. Drugi problem to konieczność nieustannej aktualizacji rent rolla przez osoby dedykowane. W przypadku arkuszy Excel istnieje tu ryzyko błędu technicznego przy wprowadzaniu i zmianie danych przez osoby mniej zaawansowane w obsłudze arkusza kalkulacyjnego. Trzeci problem to komunikacja i obieg informacji – im dłuższa droga tym większe prawdopodobieństwo, że dostarczone informację będą niepełne (aneksowane umowy – terminy, zmiany stawek, pomiary powierzchni i inne kluczowe dane mogą dotrzeć z opóźnieniem lub w ogóle). Ostatni problem, który chcę wskazać to różne formaty rent rolli na każdym poziomie raportowania (właściciel-fundusz, zarządca-właściciel, leasing-właściciel). Bardzo często instytucjonalni właściciele nieruchomości posługują się systemami informatycznymi, które bardzo dobrze sprawdzają się na zachodzie, ale nie są dostosowane do polskich warunków. W całym tym zakresie powierzchnia nieruchomości i powierzchnia poszczególnych lokali to mały, ale bardzo istotny element. Odpowiednio opracowana, aktualizowana i przejrzysta baza danych pozwala w tym przypadku na sprawną weryfikację i wychwycenie ewentualnych błędów na wczesnym etapie.

AH: Temat jest wielowątkowy i trudny ze względu na obecność na każdym etapie cyklu życia budynku. Przy rotacji osób na rynku pracy problemy się potęgują. Z mojej obserwacji wynikają one z braku strategicznego podejścia w zarządzaniu powierzchniami budynków a nawet całych portfeli inwestycyjnych. Ciężar decyzji zawsze leży na właścicielu nieruchomości. To od nich zależy czy chcą szukać oszczędności i zysków i czy chcą być transparentni wobec najemców. Inwestor i zarządca poza czystym wynikiem pomiaru na danym etapie powinien oczekiwać przekroju rynkowych praktyk, tego co jest w stanie zaakceptować najemca i sposobów na wygenerowanie większych zysków z powierzchni. Indywidualna strategia zarządzania powierzchniami w całym portfelu nieruchomości to coś, co bardzo wymiernie przekłada się na czas i pieniądze. Miejmy nadzieję, że takimi treściami przyczyniamy się do szerzenia świadomości ekspertów rynku nieruchomości Dziękuję za inspirującą rozmowę Panie Krzysztofie i życzę Savills komunikatywnej i bezkonfliktowej współpracy z najemcami.

KK: Dziękuję.

Niniejszy artykuł jest chroniony prawem autorskim. Zabrania się jego kopiowania i cytowania bez podania źródła i autora. W przypadku zawinionego naruszenia praw autorskich sprawca będzie zobowiązany do naprawienia wyrządzonej szkody poprzez zapłatę sumy pieniężnej w wysokości odpowiadającej trzykrotności stosownego wynagrodzenia, które w chwili jego dochodzenia byłoby należne tytułem udzielenia przez uprawnionego zgody na korzystanie z utworu.

Autorzy artykułu

Adrian Hołub

GEODETIC Board Member, CRE Advisor, Investor, Trainer, Author, Lecturer, Surveyor

Krzysztof Kuciński

Senior Project Manager, Building & Project Consultancy, Savills

Adrian Hołub – 14-letni praktyk, niezależny doradca ds. inwestycji w nieruchomości komercyjne i mieszkaniowe, wykładowca akademicki na czterech uczelniach, inwestor nieruchomości, członek zarządu GEODETIC Biegły sądowy przy Sądzie Okręgowym w Warszawie z rozszerzeniem zakresu ustanowienia: określanie powierzchni użytkowych, powierzchni mieszkań, powierzchni zabudowy, powierzchni do celów podatku od nieruchomości, powierzchni całkowitych, powierzchni najmu, powierzchni w dokumentacji do pozwolenia na budowę. Wieloletni praktyk w pomiarach i kalkulacjach powierzchni budynków biurowych, handlowych, magazynowych, mieszkaniowych, kamienic i innych. Doradca i wykonawca analiz due diligence dla budynków komercyjnych i mieszkaniowych. Koordynuje projekty w zakresie: inżynierii, geodezji prawnej i standardowej, geotechniki, geologii, architektury, prawa nieruchomości, skaningu 3D, fotogrametrii, inwentaryzacji architektonicznych, termowizji, wycen nieruchomości, pośrednictwa w obrocie nieruchomości, BIM i innych dziedzin związanych z nieruchomościami. Pomierzył lub nadzorował pomiar ponad 7 mln m² powierzchni w tysiącach obiektów. Od 2007 roku współpracuje z największymi firmami z rynku nieruchomości komercyjnych w Polsce i Europie. Napisał ponad 100 publikacji i wygłosił ponad 100 prelekcji. www.geodetic.co

© ℗ Licencja Wszelkie prawa zastrzeżone Niniejszy artykuł jest chroniony prawem autorskim. Zabrania się jego kopiowania i cytowania bez podania źródła i autora. W przypadku zawinionego naruszenia praw autorskich sprawca będzie zobowiązany do naprawienia wyrządzonej szkody poprzez zapłatę sumy pieniężnej w wysokości odpowiadającej trzykrotności stosownego wynagrodzenia, które w chwili jego dochodzenia byłoby należne tytułem udzielenia przez uprawnionego zgody na korzystanie z utworu.

Celem publikacji jest przybliżenie tematyki inwestowania w nieruchomości komercyjne lub mieszkaniowe. Treści umieszczone w artykule są indywidualnymi interpretacjami i poglądami jego autora. Nie stanowią one porad podatkowych ani prawnych. Ekspert nie opisuje całościowo stanu prawnego, ani faktycznego związanego z prezentowaną tematyką, nie świadczy pomocy prawnej i nie ponosi odpowiedzialności za możliwe konsekwencje działań podjętych w oparciu o dostarczone w niej informacje. W celu uzyskania wyczerpujących informacji lub porady prawnej, prosimy o kontakt z Ekspertem.

ZOSTAŃ W TEMATYCE BIUROWCÓW

Powiązane artykuły

BIURA W ZABYTKACH?

Technologie w nieruchomościach

ROCZNIK 2023

Nie można kopiować treści tej strony.