W procesie aranżacji i wykończenia biura lub powierzchni handlowej, firmy najczęściej koncentrują się na kosztach budowy, jakości materiałów czy estetyce przestrzeni. Tymczasem jednym z największych, choć często pomijanych wydatków, pozostaje czas. Każdy tydzień opóźnienia oznacza bowiem realne koszty operacyjne – od przedłużonych umów najmu dotychczas zajmowanej powierzchni, przez utraconą produktywność zespołów, po opóźnione uruchomienie działalności w nowej lokalizacji. Odpowiedzią jest wykorzystanie modelu Design & Build, gdzie za projekt i jego całościową realizację odpowiada tylko jeden podmiot. Według ekspertów Tétris, rozwiązanie to skraca realizację projektu nawet o 25–30 proc., co przy dużych projektach przekłada się nawet na 6-8 tygodni.
W polskich realiach proces fit-outu, czyli wykończenia i wyposażenia danej powierzchni trwa zwykle wiele miesięcy. W tradycyjnym modelu realizacji, inwestycja przechodzi kolejno przez etapy projektowania, przetargu, wyboru wykonawców i prac budowlanych. Każdy z nich uzależniony jest od zakończenia poprzedniego, co generuje tzw. „martwy czas”. W praktyce oznacza to sytuację, w której przeprowadzająca się firma równolegle finansuje dotychczas zajmowaną przestrzeń i przygotowuje nową, nie mogąc jeszcze rozpocząć w niej działalności.
– Dziś pytanie nie brzmi już wyłącznie „ile kosztuje biuro”, ale także „jak szybko firma będzie mogła zacząć w nim pracować”. W wielu przypadkach to właśnie czas okazuje się najdroższym elementem całego procesu – zarządy nadal bardzo często analizują wyłącznie koszt samej realizacji. Tymczasem w praktyce opóźnione otwarcie biura czy lokalu usługowego może oznaczać większe straty niż różnice w budżecie wykonawczym – mówi Hanna Ruszkowska-Świąder, Head of Design & Engineering w Tétris Poland. – Szczególnie widoczne jest to w sektorach retail i usług, gdzie każdy tydzień przesunięcia otwarcia przekłada się bezpośrednio na utracone przychody – dodaje.
Dlaczego to idzie tak wolno?
Najwięcej czasu pochłaniają zwykle procedury przetargowe oraz koordynacja wielu niezależnych podmiotów. Sam przetarg może wydłużyć harmonogram nawet o kilkanaście tygodni – od przygotowania dokumentacji i zbierania ofert, przez negocjacje z wykonawcami, tzw. value engineering (poszukiwanie tańszych zamienników w celu obniżenia kosztów realizacji) po akceptację kolejnych rewizji projektu z projektantem i ostateczne podpisanie umów. Dodatkowo architekci, wykonawcy, dostawcy mebli czy instalatorzy systemów IT i AV działają osobno, a każda zmiana wymaga kolejnych uzgodnień pomiędzy nimi.
Problemem pozostaje także późne wykrywanie błędów projektowych lub brak weryfikacji dostępności materiałów jeszcze przed rozpoczęciem prac. W efekcie kolizje instalacyjne, konieczność zmian materiałowych czy wydłużone terminy dostaw pojawiają się już na etapie realizacji inwestycji, kiedy każda korekta wpływa na harmonogram i budżet.
– W tradycyjnym modelu każda zmiana projektu wymaga aktualizacji kosztorysu, co oczywiście opóźnia realizację. Dodatkowo, wykonawcy często dowiadują się o długim czasie dostawy materiałów dopiero po zakończeniu przetargu – podkreśla Małgorzata Wojciechowska, Co-Head of Pricing, Tétris Poland. – W modelu Design & Build takie ryzyka można ograniczyć już na etapie projektowania, dzięki bieżącej współpracy zespołu projektowego – architekta, designera oraz projektantów branżowych – z działem kosztorysowym, który może na bieżąco weryfikować dostępność materiałów i realność harmonogramu dostaw. Projektowanie zgodnie z założonym budżetem eliminuje konieczność późniejszych zmian wynikających z jego przekroczenia, a wszyscy odpowiedzialni za inwestycję działają synchronicznie od samego początku.
Wszystko w rękach jednego partnera
Coraz więcej firm decyduje się więc na realizację inwestycji w formule Design & Build, w której jeden partner odpowiada za cały proces – od projektu po wykonanie i koordynację dostaw. Pozwala to prowadzić część działań równolegle zamiast sekwencyjnie. Zamówienia materiałów czy wyposażenia realizowane są już w trakcie projektowania, a zespoły techniczne od początku współpracują nad koordynacją instalacji i harmonogramem.
Według danych rynkowych taki model może skrócić realizację projektu nawet o 25–30 proc., co w praktyce oznacza oszczędność od 6 do 8 tygodni. Z perspektywy biznesowej oznacza to nie tylko szybsze zakończenie prac, ale również wcześniejszy powrót organizacji do pełnej operacyjności.
– Największą wartością modelu Design & Build jest eliminacja przestojów decyzyjnych oraz rozproszonej odpowiedzialności. Jeden partner odpowiada zarówno za projekt, jak i realizację, dzięki czemu decyzje podejmowane są szybciej, a ryzyko błędów i opóźnień znacząco maleje. W praktyce setki drobnych decyzji podejmowanych w ciągu jednego dnia zamiast tygodnia przekładają się na realne oszczędności czasu – komentuje Krzysztof Poznański, Commercial Director, Tétris Poland.
Czas to pieniądz
Znaczenie czasu szczególnie wyraźnie widać w przypadku dużych projektów. W projekcie modernizacji i rozbudowy przestrzeni biurowej o powierzchni około 2400 m kw., zajmowanej przez polski oddział firmy doradczej JLL, zastosowanie modelu Design & Build pozwoliło skrócić harmonogram o około sześć tygodni. W praktyce oznaczało to ograniczenie kosztów związanych z funkcjonowaniem firmy w tymczasowym układzie operacyjnym oraz wcześniejsze oddanie nowej przestrzeni do użytkowania.
Jeszcze większe znaczenie terminowość ma w sektorze handlowym. Opóźnienie otwarcia sklepu o kilka tygodni może oznaczać utratę najbardziej dochodowego okresu sprzedażowego, dodatkowe koszty marketingowe czy ryzyko kar umownych. W takich projektach kluczowa staje się szybka reakcja na problemy techniczne i dostępność zamienników materiałowych, które pozwalają utrzymać pierwotny termin otwarcia mimo nieprzewidzianych komplikacji.
– Z taką sytuacją mieliśmy do czynienia w przypadku znanej japońskiej marki odzieżowej. Wyzwania komunikacyjne wynikające ze współpracy z zagranicznym projektantem nieznającym polskich realiów rynkowych spowodowały, że otwarcie pierwszego stacjonarnego sklepu brandu w dużej warszawskiej galerii handlowej stanęło pod znakiem zapytania i mogło opóźnić się nawet o 2-3 miesiące. Projektantom Tétris udało się jednak znaleźć nieodbiegające jakością zamienniki materiałowe i skoordynować cały proces realizacji, dzięki czemu otwarcie odbyło się w planowanym terminie, a najemca uniknął strat liczonych w milionach złotych – mówi Krzysztof Poznański.
Projektuj i buduj
Korzyści z modelu Design & Build wykraczają jednak poza sam harmonogram. Firmy zyskują także większą przewidywalność procesu, jeden punkt odpowiedzialności oraz uproszczony model gwarancyjny. Dzięki temu mogą wcześniej planować przeprowadzkę zespołów, zakończenie dotychczasowych umów najmu czy działania komunikacyjne związane z nową lokalizacją. Równie istotne jest ograniczenie ryzyka sporów pomiędzy projektantem a wykonawcą, które w tradycyjnych modelach często prowadzą do dodatkowych opóźnień.
