Eliminowanie stron postępowania w procesach inwestycyjnych. Awizowane listy, a elektroniczna wymiana pism.
Rafał Rychlicki, Geodetic Vice-CEO, Court Expert, Licensed Land Surveyor (1,2)
Konrad Młynkiewicz – Radca prawny
Artykuł publikowany w Roczniku INVESTOR REE [5/2021]
Procedury dostarczania dokumentów do stron postępowania mają miejsce m.in. przy uzyskiwaniu decyzji o warunkach zabudowy, pozwolenia na budowę, okazania czy wznowienia granic, czy odwoływania się od wydanych decyzji urzędowych. Niepoprawne dostarczanie dokumentów do stron postępowania może wpływać na procesy inwestycyjne. Zdaniem prawników podwójnie awizowana przesyłka nie zawsze jest prawidłowo doręczona. Jest to element podważany w licznych procesach. Zgodnie z nowelizacją przepisów w stanach epidemicznych listonosz może wrzucić nam list do skrzynki bez naszego podpisu, ale przesyłka nieodebrana przez adresata z poczty w terminie wskazanym na awizo nie jest uznawana za odebraną. W tym roku wchodzą przepisy związane z elektronicznym procedowaniem spraw i wysyłaniem pism urzędowych. Od kiedy będziemy mogli elektronicznie procesować pewne procesy budowlane? Kogo obowiązuje dokonanie wpisu do elektronicznej bazy danych? Kiedy pismo będzie uważane za dostarczone, a kiedy wydłuży nam procesy inwestycyjne? Przeanalizujmy studium przypadków!
Konsekwencje dla procesów budowlanych
Kwestie dostarczania listów dotyczących prowadzonych postępowań administracyjnych reguluje kodeks postępowania administracyjnego. Przepisy w tym zakresie, interpretacje sądów oraz działania przewoźników pocztowych pozostawiają wiele do życzenia, stąd z niecierpliwością wyczekujemy zmian w prawie w tym zakresie. Przewidziane zmiany prawne na początku wprowadzą zapewne chaos w działaniu i wygenerują liczne błędy, ale liczymy, że usprawnią komunikację z urzędami. Procedury dostarczania dokumentów do stron postępowania mają miejsce również w przypadku spraw związanych z rynkiem nieruchomości tj. przy uzyskiwaniu decyzji o warunkach zabudowy, pozwolenia na budowę, okazania czy wznowienia granic, realizacji inwestycji celu publicznego, uchwalania planów miejscowych czy odwoływania się od wydanych decyzji urzędowych. Jak niepoprawne dostarczanie dokumentów do stron postępowania może wpływać na procesy inwestycyjne? Omówmy kilka przykładów. – mówi Rafał Rychlicki.
Sąsiad blokuje okazanie granic przy podziale nieruchomości
Załóżmy, że wykonujemy podział nieruchomości. Sąsiad, co do zasady nie jest stroną postępowania podziałowego i nie ma on prawa kwestionować zapadłej w wyniku postępowania decyzji i parametrów, w tym granic nowopowstałych działek w środku dzielonej działki, jeśli obrys dzielonej działki zostaje przecież bez zmian. Jednak, podstawowym warunkiem wykonania podziału nieruchomości jest sprawdzenie wszystkich granic dzielonej nieruchomości i jeżeli rejestry nie są spójne lub dokładność punktów granicznych jest niewystarczająca, protokół przyjęcia przebiegu granic należy poprzedzić protokołem ustalenia granic, wyznaczenia punktów granicznych lub wznowienia znaków granicznych. W tym przypadku o czynnościach granicznych zawiadamia się właścicieli lub użytkowników wieczystych nieruchomości podlegającej podziałowi oraz nieruchomości sąsiadujących. Zawiadomienie najczęściej wysyła się listem poleconym ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Jednak w tym przypadku ustawodawca dopuszcza również osobiste wręczenie zawiadomienia za pokwitowaniem. Na zawiadomieniach umieszczona jest informacja, że nieusprawiedliwione niestawiennictwo nie wstrzymuje czynności geodety, więc brak odbioru pisma nie blokuje nam czynności granicznych. Ważne jest, żeby zawiadomić strony na 7 dni przed protokołem. I tu zaczyna się problem z kwestią doręczenia przez przewoźnika pocztowego i czasem oczekiwania przesyłki na odbiór w placówce. Zdarzały się sytuacje, w których przesyłka awizowana czekała na odbiór w placówce nie 2 ale nawet 3 tygodnie. Strona odbierająca taką przesyłkę na 6 dni przed protokołem sprawia, że czynności zawiadomień oraz protokół graniczny należy powtórzyć. Ważne zatem jest, żeby czas pomiędzy wysyłką zawiadomień, a protokołem granicznym był odpowiednio długi. Najlepiej jeżeli jest to min 4 tygodnie.
W odniesieniu do podziałów nieruchomości organ prowadzi postępowanie w oparciu o KPA. W związku z tym musi powiadamiać strony o wszystkich etapach postępowania. Zaczynając od wszczęcia postępowania, pism przewodnich w trakcie postępowania, kończąc na decyzji zatwierdzającej podział. Dodatkowo przed wydaniem w/w decyzji organ musi sprawdzić, czy nie zmieniły się strony postępowania w EGIB oraz w KW. Zawsze może nastąpić obrót majątkiem lub dziedziczenie. Jeżeli decyzja byłaby skierowana do osoby niebędącej stroną w sprawie, nastąpiłoby stwierdzenie nieważności decyzji administracyjnej. Po złożeniu wszystkich niezbędnych dokumentów do postępowania w sprawie podziału nieruchomości wójt, burmistrz lub prezydent miasta wydaje decyzję administracyjną zatwierdzającą podział i rozsyła ją do wszystkich stron postępowania. Decyzja zawiera pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie oraz o prawie do zrzeczenia się odwołania i skutkach zrzeczenia się odwołania. Od decyzji zatwierdzającej podział służy odwołanie do SKO w terminie 14 dni od dnia dostarczenia decyzji. W tym przypadku czas dostarczenia listu przez przewoźnika pocztowego również ma wpływ na wydanie prawomocnej i ostatecznej decyzji, a co za tym idzie ujawnienie podziału w rejestrach publicznych – mówi Rafał Rychlicki.
Sztuczne wydzielanie działek sposobem na unikanie sąsiadów
Czasami spotykamy się z sytuacją, że sąsiad świadomie wykonuje podział nieruchomości i świadomie sprzedaje okalające inwestycję działki innym osobom, w tym nawet z różnych krajów. Po co? Żeby wstrzymać inwestycję i zyskać sobie sprzyjające w procesie strony. Ma to miejsce również przy inwestycjach oddziałujących na środowisko, gdzie wymagane są decyzje środowiskowe. Inwestorzy wydzielają działki okalające swoją nieruchomość, a osoby fizyczne z innej części polski nabywają nieruchomości. Przepisy środowiskowe do niedawana określały, że stroną są właściciele działek sąsiednich. Tym działaniem inwestor pozyskuje przyjaznych sąsiadów, którzy nie będą blokować inwestycji, nie będzie trzeba czekać na odpowiedzi na pisma, czy spodziewać się ewentualnych protestów i opóźnień. W celu eliminowania takich sposobów na omijanie przepisów nastąpiła zmiana prawa. Określono granicę 100m od terenu inwestycji, jako obszar potencjalnego odziaływania na środowisko. Być może w pojedynczych inwestycjach zjednanie sobie przyjaznego sąsiedztwa ułatwi proces budowlany, ale są to pojedyncze precedensy. – mówi Rafał Rychlicki.
Ten przepis różnie można ocenić w zależności od rodzaju inwestycji. Skąd wiemy czy 50 czy 100 m będzie odpowiednim wskaźnikiem dla danej inwestycji? Ten zapis jednak eliminuje możliwość sztucznego wydzielania niewielkich działek i w ten sposób wykluczania sąsiadów jako stron. – wskazuje radca prawny Konrad Młynkiewicz. W mojej ocenie, w większości przypadków określona przepisami odległość 100 metrów od terenu inwestycji jako granica oddziaływania inwestycji „środowiskowej” decydująca o kręgu stron postępowania administracyjnego jest wystarczająca. Podkreślić również należy, że zwłaszcza w obszarach intensywnej zabudowy uregulowana przepisami odległość 100 metrów od działki inwestycyjnej w praktyce oznacza dopuszczenie do udziału w postępowaniu większej niż dotychczas liczby osób – stron postępowania. Z reguły bowiem działki są węższe niż 100 metrów, a zatem stroną postępowania będą nie tylko właściciele działek bezpośrednio sąsiadujących z inwestycją, ale też tacy, których działki są 2 czy 3 w kolejności od terenu inwestycji. Z drugiej jednak strony przy pewnego rodzaju inwestycjach, jak na przykład przy spalarniach odpadów, czy wysypiskach odpadów 100 metrów to odległość zdecydowanie niewielka biorąc pod uwagę potencjalne oddziaływania środowiskowe. W mojej ocenie nie ma jednak metody, aby w taki „uniwersalny” sposób określić krąg stron postępowania środowiskowego który uwzględniłby zarówno interesy inwestora, jak i sąsiadów inwestycji. Pamiętajmy, że zbyt szeroko określony krąg stron postępowania mógłby stanowić istotne ograniczenie sprawnego procedowania przez organy środowiskowe.
Użytkownik wieczysty blokuje podział nieruchomości
Użytkowanie wieczyste szczegółowo zdefiniowane jest w Ustawie Kodeks Cywilny. Jest to prawo, w którym właścicielem gruntu jest Skarb Państwa, jednostka samorządu terytorialnego (lub ich związek), a użytkownikiem wieczystym osoba fizyczna lub osoba prawna. W granicach, określonych przez ustawy i zasady współżycia społecznego oraz przez umowę o oddanie gruntu w użytkowanie wieczyste, użytkownik może korzystać z gruntu z wyłączeniem innych osób. W tych samych granicach użytkownik wieczysty może swoim prawem rozporządzać. Budynki i inne urządzenia wzniesione na gruncie przez użytkownika wieczystego stają się jego własnością. Widzimy, więc bardzo zbliżone uprawnienia użytkownika wieczystego do właściciela nieruchomości. Czy zatem użytkownik może wystąpić o podział nieruchomości i zbyć jej fragment? Użytkownik wieczysty nie ma prawa do decydowania samoistnie o podziale nieruchomości, jednak może o taki podział wystąpić. Niezbędna w tym przypadku jest zgoda właściciela gruntu. Właściciel terenu wydaje zgodę, która jest niezbędna do wydania postanowienia opiniującego podział, a dalej do wydania decyzji zatwierdzającej podział. W tym przypadku również właściciel ma prawo do wniesienia odwołania i zablokowania podziału. W związku z tym ważne są kwestie doręczenia i daty. To od nich zależy uprawomocnienie decyzji podziałowej.
Współwłaściciel nieruchomości zmarł
W zagadnieniu „Terminy realizacji podziałów nieruchomości. Co opóźnia, a co przyspiesza podziały nieruchomości” pisałem, że jeżeli w trakcie postępowania podziałowego jeden ze współwłaścicieli umrze, organ zawiesi postępowanie do czasu ustalenia spadkobierców. Trudno w tym przypadku określić termin realizacji postępowania spadkowego i jego opóźnienie na wykonywany podział. Może to być kilka miesięcy, ale również i lat – w zależności o konkretnej sprawy. Niemniej, jeżeli organ nie mając świadomości wyda decyzję skierowaną do osoby zmarłej, można stwierdzić nieważność takiego dokumentu. – mówi Rafał Rychlicki.
Sąsiad blokuje wydanie decyzji o WZ lub pozwolenia na budowę
Przy warunkach zabudowy to nie przeszkadza, bo tam niedostarczenie skutkuje odbiorem, więc to nie wstrzymuje decyzji o WZ, ale załóżmy, że mamy ostatni etap wydania decyzji o WZ i nie wpłynęło żadne odwołanie. Czy na tym etapie, ktoś jeszcze może zablokować decyzję? Jest taki element rzadko spotykany przy dużych inwestycjach, kiedy w terminie otwartym do wniesienia odwołania nie wpłynęło żadne odwołanie, ale wpłynął wniosek o uzupełnienie decyzji. Może on być całkowicie abstrakcyjny i nieprawidłowy. Skutek procesowy takiego wniosku o uzupełnienie jest taki, że organ musi rozpoznać wniosek, ale co istotne od daty rozpoznania decyzji znowu płynie termin na wniesienie odwołań. Tym sposobem wydłużony zostaje proces budowlany, co przy dużych inwestycjach to ogromny koszt dzienny.”– mówi mecenas Konrad Młynkiewicz.
Właściciel sąsiedniej działki nieznany lub zmarł
Załóżmy, że inwestor buduje budynek. Wydział architektury zawiadamia sąsiedztwo o planowanej budowie. Sąsiednia działka jest opuszczona, a właściciel mieszka za granicą, zmarł lub jest nieznany. W takim przypadku to do organu należy poprawne ustalenia stron postępowania administracyjnego. Jeżeli do tego celu niezbędne jest podjęcia działań prawnych np. ustalenie kuratora spadku przez sąd, to urząd musi o to wystąpić. Niestety z punktu widzenia inwestora jest to sytuacja bardzo niekorzystna mająca olbrzymie znaczenia w kontekście realizacji inwestycji. Jeżeli w takim przypadku inwestor posiada informacje o podmiotach i adresach może przekazać jeorganowi w ramach prowadzonego postępowania.
Sąsiad nie jest stroną w postępowaniu
Zdarzają się sytuacje, że wnioskuje się o uznanie strony poprzez niewłaściwą interpretację urzędu w postępowaniu o WZ lub w postępowaniach o udzielenie pozwolenia na budowę. Jest to o tyle problematyczne, że samo dopuszczenie do udziału strony, to czynność faktyczna. Natomiast przy odmowie dopuszczenia do udziału w sprawie osoby, która posiada interes prawny, a więc mówiąc wprost powinna być uznana za stronę, a tymczasem organ nie uznaje jej za stronę, sytuacja jest dużo bardziej niebezpieczna dla inwestora. Pozbawienie strony prawa do udziału w postępowaniu administracyjnym stanowi bowiem podstawę do wznowienia postępowania a tym samym powoduje, że wydana decyzja obarczona jest znacznym ryzykiem jej wzruszenia. W sytuacjach, gdy właściciel nieruchomości bezpośrednio sąsiadującej z terenem inwestycji ubiega się o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, to ja zawsze doradzam, żeby inwestor nie protestował przeciwko dopuszczeniu takiego podmiotu do udziału w postępowaniu, bo skutki błędnego określenia kręgu stron postępowania mogą być drastyczne. Jeżeli taki „pominięty” podmiot podniesie okoliczność pominięcia go przez organ na etapie postępowania sądowego, to WSA obligatoryjnie taką decyzję musi wyeliminować z obrotu prawnego niezależnie od innych elementów. Podkreślić trzeba, że orzecznictwo sądów administracyjnych w kwestii uznania za stronę w postępowaniu o udzielenie pozwolenia na budowę właścicieli nieruchomości bezpośrednio sąsiadujących z inwestycją jest niejednolite. W kwestii tego, czy bezpośredni sąsiad inwestycji powinien być zawsze stroną w postępowaniu pod kątem budowy czy nie, jednoznacznie bym się nie wypowiedział, bo wiem jak wygląda praktyka sądowa. – mówi Konrad Młynkiewicz. Zwracam też uwagę, że nowelizacja Prawa budowlanego, która weszła w życie 19 września 2020 r. dokonała między innymi zmiany definicji obszaru oddziaływania inwestycji. Obecnie nie ulega już wątpliwości, że obszarem oddziaływania inwestycji – która determinuje krąg stron postępowania o udzielenie pozwolenia na budowę – objęte są tylko te nieruchomości, co do których planowana inwestycja wprowadza ograniczenia w zabudowie. Innego rodzaju ograniczenia – jak na przykład immisje – nie będą skutkowały uznaniem właściciela za stronę postępowania. – dodaje Konrad Młynkiewicz.
Fikcja doręczenia pisma
Wiele osób myśli, że nieodebranie listu poleconego to najlepsze rozwiązanie. Niestety to błędne rozumowanie. Nieodebranie listu w terminie zabiera nam prawo wniesienia sprzeciwu w danej sprawie. Uchylanie się od odebrania listu w znanej lub nieznanej sprawie nie rozwiązuje nam tej sprawy. Przepisy KPA, KPC i KPK określają sposoby odbierania listów poleconych w procesach administracyjnych, karnych, cywilnych czy w sprawach prywatnych. W przypadku postępowania cywilnego do dnia 07.11.2019 r. jeśli adresat nie odebrał pisma pomimo podwójnego awiza (każde po 7 dni), to uznawano dokument za dostarczony – tzw. fikcja doręczenia. Po nowelizacji 07.11.2019 r. (DZ.U 2019 poz.1469) art.139 i 139,1KPC wyeliminowano fikcję doręczenia wobec osób fizycznych. Znaczy to tyle, że osoba fizyczna unikająca odbierania pism podlegających doręczeniu w postępowaniu cywilnym może opóźniać postępowania. Przewodniczący zawiadamia w takich sytuacjach powoda i zobowiązuje go do dostarczenia pisma pozwanemu przez komornika. Jednak jego również można skutecznie unikać. Powód ma dwa miesiące na przedstawienie potwierdzenia doręczenia pisma pozwanemu przez komornika. Ewentualnie może przesłać aktualny adres pozwanego albo przedstawić dowód, że pozwany przebywa jednak pod wskazanym wcześniej adresem. Jeśli chodzi o postępowanie karne to faktycznie drugie nieodebrane awizo jest uważane za dostarczone. W przypadku listu w postępowaniu administracyjnym zgodnie z art. 44. KPA też list jest awizowany dwukrotnie (po 7 dni każde awizo). Doręczenie uważa się za prawidłowe wraz z 14. dniem. Jeśli odmówiliśmy przyjęcia listu, to doręczyciel odnotowuje odmowę i list uznaje się za doręczony z datą stwierdzoną przez osobę doręczającą. W przypadku prywatnych przesyłek nie mamy prawa uchylić się od skutków prawnych oświadczenia woli przez odmowę odebrania listu lub podpisania potwierdzenia odbioru.
Kiedy pismo jest niepoprawnie doręczone?
Podwójnie awizowana przesyłka nie zawsze zdaniem prawników jest prawidłowo doręczona. Jest to element podważany w licznych procedurach administracyjnych. Jakie to mogą być sytuacje? Co jest najczęściej podważane i jakimi trybami?Jednym z elementów podważanych w procesach jest niewłaściwy adres adresata. Dokonując pierwszego doręczenia w sprawie organ poucza stronę o obowiązku zawiadamiania organu o zmianie adresu. Zmiana adresu bez poinformowania organu skutkuje prawidłowym dostarczeniem przesyłki na dotychczasowy adres. W odniesieniu do prac związanych z pracami geodezyjnym, adresy pobiera się z bazy danych Ewidencji Gruntów i Budynków. To na właścicielu ciąży obowiązek aktualizacji tych danych i informowania organu o ich zmianie. Problematycznym elementem i bardzo często praktykowanym jest również brak awiza w skrzynce – szczególnie awiza powtórnego. Zgodnie z wyrokiem WSA sygn. akt I SA/Op 136/17 nie uznaje się za doręczone pisma, w momencie gdy nie pozostawiono adresatowi powtórnego zawiadomienia (drugie awizo). Jednak udowodnienie czy awizo było w skrzynce to często słowo przeciwko słowu.Powszechnym błędem jest, gdy w postępowaniu uczestniczą dwie lub więcej osób (np. małżeństwo), a doręczenie orzeczenia wykonano w jednej kopercie obojgu skarżącym. Jest to naruszenie, chyba że jest upoważnienie do odbioru. Wtedy dopuszcza się odbieranie listów przez upoważnionego małżonka (WSA VII SA/Wa 357/17). W praktyce jednak mimo posiadania notarialnego upoważnienia, pracownik poczty nie chce wydać listu z sądu osobie upoważnionej (szczególnie podczas odbioru w placówce na podstawie awizo). Innym błędem jest dostarczanie decyzji łącznie współmałżonkom (WSA VII SA/Wa 1612/15). Może się zdarzyć że małżonkowie nie mieszkają razem i jedno z nich nie otrzymało takiego pisma. Jest to podstawa do podważenia prawidłowości dostarczenia listu i całej procedury. Pismo może być odebrane przez inną osobę (dorosłego domownika w mieszkaniu, sąsiada). Jednak osoba odbierająca zobligowana jest do oddania listu adresatowi a listonosz do poinformowania adresata o przekazaniu danej osobie listu (kartka na drzwiach). W przeciwnym przypadku jest to podstawa do podważenia skuteczności dostarczenia listu. Jednak zgodnie z wyrokiem WSA IV SA/GI 753/16 odebranie przesyłki przez dorosłego domownika jest uznawane za skuteczne doręczenie listu adresatowi. Błędne przyjęcie lub nieprzekazanie przesyłki przez ów osobę dorosłą odbierającą, przenosi konsekwencje i odpowiedzialność na adresata.
Dostarczanie przesyłek w stanie epidemii
Jednak czy zawsze tak jest, że drugie nieodebrane pismo uważa się za dostarczone? W okresie pandemii weszła Ustawa z dnia 16.04.2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2. Art. 50 ustawy znowelizowano Ustawę Prawo Pocztowe i wprowadzono zmiany mówiące o tym, że w stanach nadzwyczajnych lub w przypadku wystąpienia stanu epidemicznego, przesyłka listowa będąca przesyłką rejestrowaną może być doręczona poprzez wrzucenie do skrzynki, zostawienie na poczcie lub zostawienie w miejscu uzgodnionym z adresatem, bez konieczności składania wniosku na życzenie adresata o tym iż można dostarczać przesyłkę elektronicznie. Nie dotyczy to jednak przesyłek wysyłanych do, ani wysyłanych przez sądy i Trybunały, komornika, prokuraturę i inne organy ścigania, sądowego. W stanach nadzwyczajnych lub w przypadku wystąpienia zagrożenia epidemicznego, zawiesza się wykonywanie przez operatora pocztowego z obowiązku uzyskania pokwitowania odbioru przesyłki kurierskiej.
Artykuł 98 ustawy z dnia 16.04.2020 r. o szczególnych instrumentach wsparcia w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2 wskazuje , że „Nieodebranych pism podlegających doręczeniu za potwierdzeniem odbioru przez operatora pocztowego (…), których termin odbioru określony w zawiadomieniu o pozostawieniu pisma wraz z informacją o możliwości jego odbioru przypadał w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii, nie można uznać za doręczone w czasie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii oraz przed upływem 14 dni od dnia zniesienia tych stanów”. Zapisu nie stosuje się między innymi do przesyłek wysyłanych przez sądy i Trybunały, prokuraturę i inne organy ścigania, komorników oraz organy administracyjni publicznej.
Z powyższego wynika, że w stanach nadzwyczajnych, epidemicznych listonosz może wrzucić nam list do skrzynki, nie wymaga to naszego potwierdzenia i podpisu, ale przesyłka nieodebrana przez adresata z poczty w terminie wskazanym na awizo nie jest uznawana za odebraną.
Nadchodzi elektroniczne dostarczanie pism
Warto mieć na uwadze, że oczekuje na wejście w życie z dniem 01.07.2021 nowelizacja KPA . Art. 39 mówi o dostarczaniu pism elektroniczne na adresy wpisane do bazy adresów elektronicznych, o czym mówi art. 25. Ustawy z dnia 18.11.2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. 2020 poz.2320 – oczekuje na wejście w życie z dniem 01.07.2021 r). Bazę będącą rejestrem publicznym ma prowadzić ma Minister właściwy do spraw informatyzacji. Celem ustawy jest zdominowanie udziału elektronicznego obiegu dokumentów w procesach administracyjnych. Baza ma zawierać zarówno informacje o osobach fizycznych jak i podmiotów niepublicznych będących osobami fizycznymi i niebędących osobami fizycznymi (art. 26). Zgodnie z art. 3 „Ustawy nie stosuje się do 1) doręczania korespondencji:
a) zawierającej informacje niejawne,
b) w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz w konkursie prowadzonych na podstawie ustawy (…) Prawo zamówień publicznych (…),
c) w postępowaniu o zawarcie umowy koncesji prowadzonym na podstawie ustawy (…) o umowie koncesji na roboty budowlane lub usługi (…)
d) jeżeli przepisy odrębne przewidują wnoszenie lub doręczanie korespondencji z wykorzystaniem innych niż adres do doręczeń elektronicznych rozwiązań techniczno-organizacyjnych, w szczególności na konta w systemach teleinformatycznych obsługujących postępowania sądowe lub do repozytoriów dokumentów;”
Czy dopuszczalne będzie załatwianie spraw w tradycyjnej formie przez przekaźnika pocztowego?
Art. 39 KPA przewiduje doręczanie pism w formie papierowej „jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania nie złożyła podania w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej, nie wystąpiła do organu administracji publicznej o takie doręczenie lub nie wyraziła zgody na doręczanie pism w taki sposób.” Co więcej zasadą będzie doręczanie korespondencji drogą elektroniczną a doręczenie „klasyczne” stanie się od tego wyjątkiem. Gdy dany podmiot będzie posiadał adres do doręczeń elektronicznych organy będą doręczały korespondencję na ten adres. Nie będzie zatem konieczne zgłaszanie takiej formy doręczania do każdej sprawy. Jak wskazuje radca prawny Konrad Młynkiewicz wpis adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez wszelkie podmioty publiczne na ten adres.
Kiedy pismo wysłane elektronicznie będzie uważane za dostarczone?
Art. 39 stanowi również, że w przypadku doręczenia w sposób elektroniczny, do ustalenia dnia doręczenia korespondencji stosuje się przepis art. 42 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, czyli wprzypadku doręczania korespondencji w sposób elektroniczny od 01.07.2021 r. korespondencja uznawana będzie za doręczoną we wskazanej w dowodzie otrzymania chwili: odebrania korespondencji przekazanej na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego lub wpłynięcia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu publicznego. Dowód otrzymania będzie wystawiany po upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na adres do doręczeń elektronicznych podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu.
Baza adresów elektronicznych
Warto zauważyć, że art. 7 ust. 1 omawianej ustawy stanowi, że „Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres”. W art. 155 ustawy wskazano kiedy poszczególne podmioty muszą stosować się do tych przepisów. Takie adresy zobowiązani będą posiadać: adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi, notariusze, podmioty niepubliczne wpisane do rejestru przedsiębiorców i podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG. Poszczególne sektory będą zobligowane do wdrożenia procedur w różnych terminach, przykładowo: organy administracji rządowej i jednostki budżetowe (od 1.10.2021 r), organy władzy publicznej, ZUS, KRUS, NFZ (od 1.01.2022 r.). JST są zobowiązane stosować przepisy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego od dnia 1.01.2024 r., a w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej od dnia 1.10.2029 r. Od 01.10.2029 r. obowiązywać to również będzie sądy i trybunały, komorników, prokuraturę i organy ścigania. Wszelkie inne podmioty publiczne niż te wymienione w art. 155 Ustawy będą musiały stosować się do przepisów od 1.01.2025 r.
Każdorazowo czy jednorazowo?
Czy w związku z tym ten adres trzeba będzie podawać w każdym postępowaniu, czy wystarczy zrobić to jednorazowo i urzędy będą wysyłać wszelkie informacje elektronicznie osobom zainteresowanym?
Otóż, jeżeli jesteśmy w rejestrze, to wszelkie organy będą doręczały dokumenty elektronicznie. W ocenie mecenasa Konrada Młynkiewicza posiadanie adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego powszechne wdrożenie przepisów Ustawy o doręczeniach elektronicznych przez organy administracji publicznej będzie stanowiło faktyczną elektronizację postępowań administracyjnych. Zwłaszcza w postępowaniach związanych z realizacją inwestycji budowlanych, gdzie stronami są przede wszystkim podmioty profesjonalne, elektronizacja ta w sposób istotny może przyspieszyć terminy załatwiania spraw. Nadal jednak realnym pozostanie problem z doręczeniami kierowanymi do osób fizycznych – np. sąsiadów inwestycji, którzy nie będą zobligowani do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
