Business Property Care – rewolucja w obsłudze technicznej obiektów
Obsługa techniczna obiektów jest dla zajmujących się tym firm nie lada wyzwaniem. Czy można ułatwić sobie to przedsięwzięcie? Oczywiście, że tak! Optima Solutions proponuje rewolucjonizującą tę dziedzinę aplikację – Business Property Care. Kilka lat doświadczeń w jej obsłudze na terenie bardzo dużych obiektów oraz ciągłe doskonalenie narzędzia, poprzez dodawanie nowych i ulepszanie już istniejących funkcjonalności gwarantuje odczucie różnicy w prowadzeniu firmy technicznej i jej zmiany na lepsze!
Zadania
Każdy obiekt wymaga profesjonalnego nadzoru technicznego. Zdarza się, że jest to nawet opieka całodobowa. W praktyce oznacza to, że tym zagadnieniem zajmuje się kilkoro różnych techników. Co dzieje się w momencie przejścia ze zmiany dziennej na nocną? Pracownik udający się na zasłużony odpoczynek powinien przekazać wszystkie najważniejsze informacje temu, który przyszedł go zastąpić na stanowisku. Czy jednak człowiek, po wielu godzinach intensywnej pracy jest w stanie zrobić to bezbłędnie? W przypadku ustnego przekazywania sobie niezbędnych instrukcji, nawet najlepszym technikom może zdarzyć się pomyłka lub zagubiona ręczna notatka. Zminimalizowanie ryzyka błędu zapewnia panel „Zadania” w aplikacji Business Property Care stworzonej przez Optima Solutions.
Dzięki przejrzyście rozpisanym zadaniom, wykonywanym w obiekcie cyklicznie, przekazanie zmiany wymaga jedynie kilku słów komentarza. Szczegóły bieżących potrzeb wyświetlają się automatycznie każdemu technikowi, rozpoczynającemu swój dyżur. Dla komfortu użytkowania podzielone są one na trzy sekcje:
- Zadania bieżące – te zadania wykonywane są codziennie. Każdy zrealizowany punkt jest oznaczany przez technika jako wykonany tak, aby inny pracownik mógł łatwo stwierdzić, które zadania wciąż wymagają uwagi, a którymi nie należy się już zajmować.
- Zadania tygodniowe – te zadania wykonywane są raz na tydzień. Po oznaczeniu ich jako zrealizowane znikają z listy, pozostawiając widoczne tylko działania, które wciąż wymagają uwagi.
- Zadania miesięczne – podobnie jak zadania tygodniowe, po zrealizowaniu przestają być widoczne na liście.
Po upływie określonego czasu (dnia, tygodnia lub miesiąca) zadania w każdej sekcji automatycznie odświeżają się, informując personel, że ponownie należy je wykonać. Każde wykonane zadanie jest automatycznie rejestrowane w rejestrze zadań wraz z informacją kto oraz kiedy je zakończył. Istnieje również możliwość ręcznego wprowadzenia do rejestru prac, które zostały wykonane jednorazowo, np. na skutek nieprzewidzianej awarii. Rejestrujący takie zdarzenie technik ma możliwość wybrania opcji „powiadom kierownika”, co zapewnia płynność komunikacji i błyskawiczny przepływ informacji, dzięki którym kierownik jednostki będzie na bieżąco ze wszystkimi usterkami i potencjalnymi opóźnieniami.
Dzięki zautomatyzowanemu rejestrowi zadań, przy niewielkim wysiłku włożonym w prowadzenie dokumentacji, firma techniczna może zaprezentować usługobiorcy szczegółowy raport prowadzenia prac konserwacyjnych. Przedstawienie w przejrzysty sposób każdego wykonanego zadania, od naprawy poważnej awarii do wymiany spalonej żarówki, pomaga w usprawnieniu procesu komunikacji z właścicielem obiektu oraz rozwianiu wszelkich wątpliwości, dotyczących ilości pracy włożonej przez techników w utrzymanie obiektu w dobrym stanie.
Usterki
W każdym obiekcie zdarzają się drobne usterki i większe awarie. Ich zgłaszanie powinno przebiegać płynnie i bez zakłóceń. Gdy jednak technik odbiera zgłoszenia telefonicznie, zapisując je jedynie w swoich notatkach, ryzyko opóźnienia naprawy bądź przypadkowego pominięcie usterki rośnie. Optima Solutions proponuje kompleksowe rozwiązanie tego problemu w sekcji „Zgłaszanie Usterek” autorskiej aplikacji Business Property Care. Dzięki tej nowoczesnej funkcjonalności, możliwe jest zgłaszanie np. awarii firmie budowlanej, będącej wykonawcą danego obiektu w ramach napraw gwarancyjnych. Aplikacja generuje linki do usterek, które mogą być przesyłane do podmiotów odpowiedzialnych za ich usunięcie w formie automatycznego przypomnienia, generowanego w określonych przez użytkownika odstępach czasu. Zachowana korespondencja może być wiążąca i stanowić dowód podejmowania prób komunikacji, w przypadku nie wywiązywania się kontrahenta ze swoich obowiązków.
Menu zgłaszania usterki wita wypełniającego trzema informacjami, wybieranymi z rozwijanych pasków:
- Rodzaj usterki
- Lokalizacja
- Stanowisko zgłaszającego usterkę
Wszystkie opcje dostępne w pasku są konfigurowane indywidualnie, zgodnie z potrzebami danego obiektu. Po dokonaniu odpowiednich wyborów, zgłaszający ręcznie opisuje istotę usterki w dostępnym polu. Ma również możliwość załączenia dodatkowego pliku, który pomoże w identyfikacji problemu(np. pdf lub zdjęcia). Informacja o zgłoszonej usterce jest automatycznie wysyłana do kierownika jednostki w celu usprawnienia komunikacji wewnątrz firmy. Opcjonalnie można również zdecydować się na powiadomienie sms.
Zgłoszona usterka natychmiast staje się widoczna dla dyżurującego technika. Ze swojego stanowiska wypełnia on najważniejsze informacje na jej temat, takie jak gwarancja, priorytet naprawy, termin wykonania. W celu ułatwienia osobom naprawiającym awarię, ma też możliwość zaznaczenia jej na planie budynku (mapie lokalizacji) odpowiednim znacznikiem. Po zakończonej naprawie technik klika przycisk „zakończ usterkę” co ostatecznie zamyka sprawę.
W każdym momencie procesu, przed, w trakcie lub po naprawie istnieje możliwość załączania dodatkowych plików, takich jak dokumentacja naprawy bądź protokół. Wszystkie te zmiany wraz z ich wykonawcami rejestrowane są w panelu „historia zmian”, który zachowuje się w systemie. Dowolną usterkę zarejestrowaną w Business Property Care można wyszukać po nazwie, bądź zawężając ramy czasowe.
Rejestr urządzeń i harmonogram przeglądu
Każde z urządzeń dostępnych w obiekcie powinno być regularnie poddawane przeglądowi technicznemu. W przypadku wielu urządzeń na stanie firmy ułożenie harmonogramu, zaprezentowanie go w przejrzysty, wygodny dla wszystkich sposób oraz przestrzeganie terminów przeglądów stanowi nie lada wyzwanie. Dobrym rozwiązaniem jest prezentowanie go w wersji online tak, aby każdy zainteresowany tematem pracownik miał do niego dostęp.
Optima Solutions wprowadza znaczne ułatwienie tego procesu dzięki panelowi „Rejestr Urządzeń”.
W jego obrębie użytkownik ma możliwość wprowadzania nowych urządzeń do systemu w dowolnym momencie. Definiuje ich nazwę, lokalizację wraz z oznaczeniem na planie obiektu, parametry sprzętu, dane kontaktowe gwaranta. Każde urządzenie może zostać przydzielone do odpowiedniej grupy według swojego typu (np. CCTV, pompy hydrauliczne, itp.). Dla wygody korzystania ze spisu, sprzęty mają informację o gwarancji zaznaczonej kolorem – zielonym, żółtym lub czerwonym. Z chwilą powiązania danego urządzenia z harmonogramem dołączona zostaje również historia przeglądów technicznych.
W panelu „Harmonogram” w dowolnym momencie można przystąpić do konfiguracji harmonogramu przeglądów – jego wygląd i funkcjonalność w dużej mierze zależą od preferencji użytkownika. Pełną konfigurację przeprowadza się raz w roku. W czytelnie przedstawionym harmonogramie dostępne są takie informacje, jak:
- Ilość wymaganych przeglądów w ciągu roku
- Ilość przeglądów, które rzeczywiście się odbyły w ciągu roku
- Nazwa firmy, wykonującej przegląd
- Zaplanowana oraz zrealizowana data wykonania przeglądu
- Załączony plik z protokołem
- Wewnętrzne dokumenty techniczne
Istnieje również możliwość powiązania zaistniałych usterek z konkretnym przeglądem, zapisanym w historii. Cały moduł znacznie ułatwia i usprawnia pracę firmy technicznej, gdyż każda wprowadzona zmiana jest widoczna natychmiast – minimalizuje to ryzyko zagubienia dokumentów bądź pominięcia przeglądu.
Awizacja
Każdy, kto potrzebował kiedyś awizacji wie, że wystawienie jej dla firmy remontowej bądź personelu sprzątającego często jest kwestią, o której myśli się w ostatniej chwili. Może to prowadzić do błędów w dokumencie, niosących ze sobą poważne konsekwencje. Aby zapobiec takim sytuacjom i zapewnić profesjonalizm przy wystawianiu awizacji, Optima Solutions proponuje panel „Awizacja”, w którym dokument można wystawić elektronicznie. W formularzu online można zawrzeć następujące, przykładowe elementy:
- Nazwę firmy
- Lokalizację usługi
- Ilość osób w ekipie
- Zastosowane zabezpieczenia
- Asystę, np. strażaka lub ochroniarza
- Termin
- Opis
- Regulamin awizacji wraz z jego akceptacją
Istnieje również możliwość ich modyfikacji, wedle indywidualnych potrzeb obsługiwanego obiektu.
Przy każdym dokumencie możliwe jest dodatkowe załączenia plików przez użytkownika. Zgłoszenie awizacji automatycznie generuje email do kierownika, w celu jej zatwierdzenia. Bieżący wgląd do dokumentu mają również zarządcy oraz pracownicy ochrony, którzy w każdej chwili mogą dodawać swoje notatki do awizacji, np. odnotowując problemy w trakcie pracy zatrudnionej ekipy. Zapewnia to natychmiastowy przepływ informacji pomiędzy wszystkimi zaangażowanymi w pracę służbami, co znacznie usprawnia proces komunikacji i pozwala uniknąć wielu nieporozumień. System zachowuje każdy wystawiony dokument, zatem możliwe jest wyszukanie ich za pomocą nazw lub okresu, w którym się odbyły.
Media
Opłaty za wszelkie zużyte media na terenie obiektu powinny zostać uiszczone przez najemców lokali. Gdy jest ich dużo prowadzenie rejestru, notowanie odczytów oraz wystawianie odpowiednich rachunków na czas i bez pomyłek staje się jednak trudne. Aby zoptymalizować ten proces, Optima Solutions usprawnia działanie procedury za pomocą panelu „Media” w aplikacji Business Property Care. Spisywane przez firmę techniczną odczyty liczników prądu, wody, gazu są przez techników wprowadzane do arkusza Excel, a następnie w całości importowane do Business Property Care. Program rejestruje i zachowuje spisane wartości w tabeli z podziałem na poszczególnych najemców oraz miesiące odczytów. W ten sposób firma techniczna dysponuje przejrzystym, profesjonalnym zestawieniem wartości, które mogą zostać przedstawione właścicielowi obiektu, przy tym samym co dotychczas nakładzie pracy.
Raporty
Wszystkie informacje, zawarte w programie Business Property Care mogą zostać przedstawione w postaci automatycznie wygenerowanego raportu. Proste raporty, dotyczące usterek lub gwarancji, generują się w postaci arkusza excel.
W przypadku bardziej skomplikowanych raportów miesięcznych, możliwości są znacznie większe. Każdy kierownik jednostki, jak i usługobiorca firmy technicznej mają swoje preferencje, co do miesięcznych zestawień najważniejszych informacji. Aby współpraca była jak najbardziej udana, komunikacja między nimi powinna cały czas się doskonalić. Jedną z metod prowadzących do osiągnięcia porozumienia na wysokim poziomie jest personalizacja raportów według potrzeb obu stron. Z tego względu w raporcie Business Property Care można indywidualnie dobrać takie komponenty, jak:
- Nagłówek
- Zdjęcia
- Wykresy
- Personel
- Zestawienie wykonanych bieżących zadań dziennych, tygodniowych, miesięcznych
- Rejestr usterek
- Wykresy częstotliwości występowania usterek
- Zestawienie mediów
Zgodnie z potrzebami danego obiektu, kierownik ma możliwość utworzenia i modyfikowania szablonów raportów, które będą mogły być wykorzystywane cyklicznie oraz poprawiane tak, aby komunikacja z usługobiorcą polepszała się z miesiąca na miesiąc.
W celu bliższego zapoznania się z aplikacją Business Property Care wejdź na stronę www.optima-solutions.pl. Chętnie odpowiemy na Twoje pytania!
Niniejszy artykuł jest chroniony prawem autorskim. Zabrania się jego kopiowania i cytowania bez podania źródła i autora. W przypadku zawinionego naruszenia praw autorskich sprawca będzie zobowiązany do naprawienia wyrządzonej szkody poprzez zapłatę sumy pieniężnej w wysokości odpowiadającej trzykrotności stosownego wynagrodzenia, które w chwili jego dochodzenia byłoby należne tytułem udzielenia przez uprawnionego zgody na korzystanie z utworu.
Autor Artykułu
Jacek Tarnowski
Prezes Zarządu
Optima Solutions Sp. z o.o.
ul. Warszawska 214 lok. 8
25-414 Kielce
tel. +48 607 150 679
biuro@optima-solutions.pl
www.optima-solutions.pl
