Skuteczna weryfikacja najemców
Jak sprawdzić tożsamość i źródło dochodów?
Artykuł publikowany w Roczniku INVESTOR Real Estate Expert 2023 [7/2023]
Najem mieszkań jest coraz bardziej popularny, bo jest coraz więcej osób mających jakiś lokal na wynajem. To wiąże się z koniecznością obsługi całego procesu najmu oraz poszukiwaniem zabezpieczeń i rozwiązań dających właścicielowi możliwość działania i odzyskania mieszkania, jeśli najemca nie wywiązuje się z umowy. Wynajmującym może być instytucja (zasoby gminne, komunalne), firma, czy osoba prywatna. Dla nich wszystkich ważne jest kto będzie najemcą, czy będzie terminowym płatnikiem i czy ma dobre intencje w ramach stosunku najmu. W związku z tym, kluczowa będzie rzetelna weryfikacja takiego najemcy. W jakim zakresie działań może poruszać się wynajmujący przy weryfikacji najemców? Wyciągi bankowe, przelewy na złotówkę, gwarancje bankowe, bazy nieuczciwych najemców, aplikacja mObywatel, listy polecające i referencje – jaki wachlarz narzędzi zapewni spokój wynajmującego i jednocześnie uszanuje prywatność najemcy? Przeanalizujmy sposoby weryfikacji najemców.
Prawie oczywiste – weryfikacja najemców przez gminy
Osoby ubiegające się o mieszkanie z zasobów gminy powinny składać odpowiednie formularze, oświadczenia i załączniki. Nawet dla osób niezajmujących się takimi tematami jest to z reguły oczywiste. Te dokumenty służą oczywiście temu, żeby sprawdzić, kim jest dana osoba, jakie ma dochody, gdzie dokładnie mieszka, i czy ma inny majątek lub wsparcie. Ogólnie rzecz ujmując, sprawdzane jest to, czy osoba spełnia warunki najmu. W zasobach gminnych liczy się jednak to, jak niskie są dochody, bo tak są ustalone zasady wynajmu. Pewną nowością jest możliwość sprawdzania przez samorządy lub podmioty zarządzające mieszkaniami komunalnymi statusu finansowego najemców w trakcie najmu. Weryfikacja najemców komunalnych możliwa jest tylko w przypadku umów najmu komunalnego podpisanych po nowelizacji ustawy o ochronie praw lokatorów, po 21 kwietnia 2019 roku. Chodzi o sprawdzenie, czy najemcy nadal spełniają warunki do uzyskiwania pomocy mieszkaniowej ze strony gminy, czyli ich dochodów i statusu majątkowego. Jest to możliwe nie częściej niż co 2,5 roku. Jeśli najemcy radzą sobie już lepiej i mają wyższe dochody, to gmina może podwyższyć im czynsz najmu, bo już nie potrzebują tak dużej pomocy. Gminy komunikują takie procesy weryfikacji dość ogólnie. Czasami można odnieść wrażenie, że chcą sprawdzić wszystkich swoich najemców, mimo że tylko niewielka ich część ma nowsze umowy. Brak weryfikacji najemców przez gminy może budzić społeczne wzburzenie. Przykładem może być medialna sprawa posłanki mającej mieszkanie komunalne od wielu lat, z czynszem poniżej 300 złotych miesięcznie. Jest to wciąż zgodne z obowiązującym prawem. Kiedyś zasób mieszkań gminy spełniał nieco inne zadania i wszystko wskazuje na to, że znów jego rola będzie się zmieniać. Obecnie mieszkania z zasobów gminy są dla osób niemających żadnych możliwości, żeby zapewnić sobie miejsce do życia na zasadach rynkowych. Mieszkania komunalne są jednak zajmowane od wielu lat przez osoby, które teraz zapewne nie kwalifikowałyby się do takiej umowy. Dlatego budzi to duże zastrzeżenia wśród osób, które płacą podatki i finansują politykę mieszkaniową gmin. Weryfikacja najemców jest więc pożądana również przez osoby oczekujące w kolejkach na zawarcie umów najmu mieszkań komunalnych.
Progi wejścia – jednorazowa weryfikacja
Powszechnie przyjmowane są warunki do ubiegania się o mieszkanie w Towarzystwach Budownictwa Społecznego (TBS) lub Społecznych Inicjatywach Mieszkaniowych (SIM). Wyznaczony jest przeważnie próg dolny i górny zarobków, czy brak innych nieruchomości w posiadaniu. Z kolei ubiegający się o najem z zasobów towarzystw budownictwa społecznego muszą pokazywać swoje zarobki, stan posiadania, i muszą podpisywać oświadczenia. W przypadku takiego najmu wymagane są dochody pozwalające na opłacanie czynszu, ale też nie za wysokie, bo jednak jest to dofinansowane budownictwo ze środków publicznych. Obecnie największym problemem utrudniającym dostęp do takiego najmu jest wymóg wpłacenia partycypacji w wysokości nawet 30% kosztów budowy. To zdecydowanie więcej, niż wymagany przy zaciąganiu kredytu hipotecznego wkład własny. Poszczególne instytucje mogą ustalać warunki dostępności w ramach konkretnych budynków i zmniejszać wymagania do nawet całkowitej rezygnacji z wymogu partycypacji. Podpisanie umowy najmu mieszkania z zasobu TBS (lub nowych Społecznych Inicjatyw Mieszkaniowych) wiąże się z wymogiem wniesienia kaucji w wysokości rocznego czynszu najmu – to również i wielokrotność, i kwota niespotykana na rynku, która pozwala jednak na bardzo stabilny, wieloletni najem.
Na bardzo długi czas zaciąga się również kredyty hipoteczne, i tutaj znów konieczne jest spełnianie wielu warunków, szczególnie dotyczących dochodów i ich stabilności. W przypadku szczególnych kredytów ze wsparciem wymagane są kolejne oświadczenia, związane z nieposiadaniem innych nieruchomości i spełnianiem wymagań ustawowych. Pokazuje to, że weryfikacja dochodów i zadłużenia jest bardzo szczegółowa. W przypadku wszelkich kredytów z banków powszechna jest zgoda na weryfikację. Wymóg dostarczenia zaświadczenia o zarobkach od pracodawcy zastępują coraz częściej elektroniczne mechanizmy sprawdzania wpływów wynagrodzenia na dowolny bankowy rachunek. W systemie jest już opcja przekazywania informacji pomiędzy instytucjami finansowymi. Zakup pralki na raty? Tak, nawet w sklepie stacjonarnym albo on-line – znów jednak konieczne jest sprawdzenie zdolności kredytowej, zaświadczenie o zarobkach od pracodawcy, brak długów. Dobrze mieć w historii regularnie spłacane zobowiązania, ale znalezienie się na liście osób, które spóźniły się kiedyś ze spłatą raty dowolnego kredytu, albo nie zapłaciły jakiegoś rachunku za telefon, oznacza już odmowę i brak możliwości skorzystania z zakupu na raty. Tylko klienci o bardzo dobrej historii mogą korzystać z preferencyjnych warunków, czy to w dużych instytucjach finansowych, czy w mniejszych, ale wciąż bankowych usługach.
Bezpieczny najem dla każdej strony, www.simpl.rent
Najem rynkowy – warto sprawdzać, z kim zawieramy umowę
Wyjdźmy teraz poza relacje z instytucjami. W bezpośrednich negocjacjach i umowach pomiędzy osobami prywatnymi wszelkie zasady weryfikacji należy postrzegać zupełnie inaczej. Niezbędne jest identyfikowanie osób, które chciałyby obejrzeć mieszkanie na wynajem, ale rozmów telefonicznych nie rozpoczynamy od przedstawienia się. Nawet samo ogłoszenie może być źle oceniane, bo niektóre wymagania mogą być postrzegane jako dyskryminacja. Oferta najmu „dla pracujących” lub „dla studentów” może być postrzegana jako wykluczenie osób, które są akurat w innej sytuacji, ale dana oferta może im się podobać. W porównaniu do najmu od gminy lub wnioskowania o kredyt wydaje się to dość absurdalnym odwróceniem pozycji stron. Konieczne jest zweryfikowanie, z kim zawieramy umowę, czyli jednak oficjalne dokumenty tożsamości trzeba pokazać. Podstawą jest oczywiście dowód osobisty, ale też inne dokumenty, również w wersji elektronicznej. Do takiej weryfikacji warto się przygotować i sprawdzić dokładnie, na czym ona polega, bo wciąż wprowadzane są nowości w tej dziedzinie. Obie strony transakcji powinny sprawdzić nawzajem swoje dokumenty przed podpisaniem umowy, a w razie wątpliwości poprosić o inny dokument: paszport, prawo jazdy, legitymację, nawet książeczka wojskowa ma zdjęcie i dane osobowe, które pozwolą potwierdzić tożsamość. Sytuacja jest dość prosta, jeśli potencjalny najemca ogląda lokal i strony się spotykają jeszcze przed zawarciem umowy. Nowe narzędzia prezentacji mieszkań na wynajem pozwalają jednak podjąć decyzję o najmie nawet bez wizyty w lokalu i podpisać umowę za pomocą elektronicznego podpisu, ale nadal weryfikacja tożsamości jest potrzebna. Nie jest dobrą formą robienie zdjęć lub skanów dokumentów tożsamości i przesyłanie ich, szczególnie w komunikatorach i innych miejscach sieci zapewniających anonimowość. Można jednak sprawdzić dane osobowe, ale warto korzystać z nowoczesnych narzędzi, zachowując ostrożność po obu umawiających się stronach. Ogólnie, sprawdzanie tożsamości nie jest bardzo skomplikowane, ale warto pamiętać o dbałości o własne dane osobowe, w szczególności nie ujawniać numerów dokumentów i PESELu. Sama tożsamość to jednak jeszcze nie jest wystarczająca informacja o potencjalnym najemcy.
Weryfikacja dochodów
Najem mieszkań należących do osób prywatnych profesjonalizuje się stopniowo. Większość właścicieli nie pyta o dochody, albo ogólnie o źródło utrzymania i opłacania czynszu najmu. Rozmowy o pieniądzach, poza kilkoma sytuacjami, najczęściej powiązanymi z bankowością i obsługą pracowników, to nie jest sport narodowy Polaków.
Jakiekolwiek pytania o zarobki, jeśli padają ze strony osoby, która nie działa na rzecz większej organizacji, są uznawane za przekroczenie prywatności. Nadal jednak jest to całkowicie legalne: właściciel pokazuje swoją własność, może oczekiwać od potencjalnego najemcy okazania dochodów. W przypadku weryfikacji dochodów przez osoby fizyczne można wykorzystać te same dokumenty jak w procesach weryfikacji wobec instytucji: zaświadczenia o wysokości zarobków od pracodawcy, wyciągi z banku, zeznanie PIT.
Każdy z tych dokumentów zawiera jednak informacje, które czasem mogą być jakoś zastrzeżone. Przykładowo, zaświadczenie od pracodawcy o zarobkach będzie zawierać mniej danych niż umowa o pracę, która może zawierać klauzule o poufności. Wyciąg z banku pokazujący transakcje też wskazuje na więcej, niż miesięczne podsumowanie wpływów i wydatków. Zeznanie podatkowe, szczególnie w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej, to też bardzo dużo informacji, a raport BIK – bardzo wiarygodny – to jednak cała historia naszych działań w bankach. Dlatego jedna strona może wymagać informacji o statusie finansowym, ale druga może zaproponować takie rozwiązania, które nie będą dla niej zbyt dużą ingerencją w prywatność i poufność niektórych informacji.
Można wskazać takie prośby, które nie powinny się pojawiać, bo ich spełnienie może być jednak zbyt ryzykowne. Przykładem może być pokazanie swojego konta bankowego poprzez zalogowanie się do niego na cudzym urządzeniu, albo prośby o przekazywanie pieniędzy na numer telefonu (nie przez zwykły przelew bankowy), albo opłaty za rezerwację ogłoszenia. Nowe mechanizmy wymiany informacji w bankowości pozwalają na korzystanie z danych bankowych w zaakceptowanych przez każdego celach i sytuacjach. Dzięki temu mogą powstawać mechanizmy służące weryfikacji tożsamości, na przykład do logowania się do cyfrowych usług publicznych, do strony i aplikacji mObywatel, w końcu można stosować je w całkowicie rynkowych aplikacjach. Poza tożsamością banki mogą też przekazywać informacje o naszych finansach. Większość aplikacji bankowych ma opcję „pokaż konta z innych banków”, ale może to być też przekazanie danych jednorazowo, w określonym celu. Z kolei, w usłudze simpl.rent porównywany jest czynsz najmu z dochodami potencjalnego najemcy. Osoba zamawiająca weryfikację nie dostaje szczegółowych danych, ale czytelny komunikat o zdolności do płacenia wskazanej wysokości czynszu najmu.
Bazy dłużników i weryfikacja najemcy
Poza bieżącą sytuacją finansową i tożsamością potencjalnego najemcy warto jeszcze sprawdzić, czy dana osoba nie ma dużych obciążeń i historii niezapłaconych należności – czyli czy jest w bazach dłużników. Publiczne i ogólnodostępne bazy tego typu mamy, ale mają one bardzo krótką historię i niewiele zapisów, więc nie są na razie użyteczne (https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/krajowy-rejestr-zadluzonych). Sprawdzenie dowolnej osoby w innych, prywatnych bazach dłużników wymaga zgody tej osoby, umów o współpracy, płatności, a czasem jeszcze innych formalności. W związku z tym może być to w ogóle niedostępne dla osób fizycznych. Często z takich baz danych nie da się skorzystać nie będąc profesjonalnym podmiotem z odpowiednimi umowami i formularzami. Rozwiązania cyfrowe mogą przyspieszyć weryfikację danych o braku zadłużenia. Najłatwiej jest uzyskać dane na własny temat. Takie zaświadczenie od potencjalnego najemcy może być bardzo dobrym argumentem na rzecz zawarcia umowy z tą osobą. Oczywiście informacje o kredytach i terminowości ich spłacania zawiera pełny raport BIK, ale są też bazy zawierające informacje o zaległościach wobec przedsiębiorców: telekomów i dostawców usług cyfrowych. Możemy nawet uzyskać informacje o braku regularnych płatności do spółdzielni mieszkaniowych, choćby za garaż. Można też „na skróty” uzyskać takie informacje i potwierdzenie braku zapisów o zadłużeniu w bazach komercyjnych poprzez aplikację simpl.rent – w komplecie z weryfikacją tożsamości i zdolności płacenia czynszu.
Bazy nieuczciwych najemców, listy polecające i referencje najemców
Nie mamy w Polsce tradycji udzielania referencji, w dowolnych dziedzinach. Rzadko korzystamy z możliwości udzielenia pozytywnych informacji o kimś nawet na LinkedIn, który ma wbudowane takie opcje, a w dodatku regulacje RODO znacznie utrudniają udzielanie referencji przez osoby fizyczne. Zdecydowanie łatwiej jest nam pisać o zastrzeżeniach do tego, z czym się spotykamy, choćby oceniając restauracje lub inne usługi w Internecie. Właściciele mieszkań, którzy mają problem z odzyskaniem należnych czynszów lub nawet mieszkania, szukają zatem porad i pomocy w sieci i opisują swoje problemy, przy okazji też często podając informacje o lokatorach. Podawanie cudzych danych osobowych niestety jest nielegalne, bez względu na sytuację. Powstające listy i bazy nierzetelnych najemców niestety mają małą wiarygodność, trudno je przeszukać, a niestety czytanie o problemach innych osób może też zniechęcać w ogóle do wynajmowania mieszkań. Brak możliwości publikacji pełnych danych, często nawet bardzo subiektywnie określone zniszczenia lokalu, nie dają możliwości szybkiego sprawdzenia, czy opisywana jest dokładnie ta osoba, z którą negocjujemy umowę najmu mieszkania. Internetowe listy niestety nie są dobrym źródłem informacji.
Coraz częściej jednak zdarzają się sytuacje, kiedy ktoś dysponuje listem polecającym albo nawet gwarancjami od innego podmiotu: firmy lub organizacji pozarządowej, z którą współpracuje. Najlepsze gwarancje to oczywiście gwarancje bankowe lub podpisane u notariusza. Ogólnie instytucja gwaranta w przypadku najmu staje się coraz bardziej popularna. Obecnie wykorzystują to narzędzie organizacje wspierające obcokrajowców w Polsce. Wciąż jednak nie są to liczne przypadki, ale warto pamiętać o takiej możliwości weryfikacji (można mieć dodatkowego płatnika). Takie referencje są bardzo cenne – i dokładnie wycenione. W sieci można znaleźć też profile potencjalnych najemców w postaci zawartości mediów społecznościowych. Dzięki nim możemy sprawdzić, jakie referencje sami sobie wystawiają. W przypadku młodych osób może to nie być dobre źródło informacji, ale jeśli potencjalni najemcy mają uprawnienia do wykonywania dowolnego zawodu i można ich znaleźć na listach lub rejestrach publicznych, np. okręgowych izb lekarskich, adwokackich, w rejestrze osób mających uprawnienia budowlane – to może to być kolejne potwierdzenie tożsamości i możliwości związanych z pracą.
Weryfikacja najemcy jest konieczna, również w najmie prywatnym. Jeśli najem mieszkań obsługują specjaliści, to przeważnie stosują nowe narzędzia, sprawdzają kluczowe informacje o tożsamości, dochodach i braku zadłużenia, i w takich sytuacjach jest zdecydowanie mniejszy opór sprawdzanych osób. Dużo trudniejszy jest proces weryfikacja dla osób prywatnych, samodzielnie obsługujących swoje nieruchomości, ale istnieją już narzędzia cyfrowe, które pozwalają w profesjonalny sposób zredukować ryzyko, a najemcy zachować poufność danych finansowych. Wciąż samodzielnie jednak trzeba poszukać odpowiedzi na pytanie: czy powtarzać weryfikację, jeśli przedłużamy umowy najmu?
